Ouvir ativamente nas reuniões reforça a dinâmica da equipa e melhora a colaboração.

Ten pessoas, trinta minutos, uma decisão. Em vez disso, as vozes sobrepuseram-se, as câmaras ficaram desligadas e os mesmos dois colegas conduziram a conversa enquanto os outros digitavam em silêncio em conversas paralelas. Quando terminou, ninguém tinha a certeza do que tinha sido decidido. A agenda era clara. A energia não.

O que faltou não foi inteligência nem experiência. Foi escuta. Escuta a sério. Daquela que faz com que as pessoas se sintam suficientemente seguras para dizer a coisa incómoda, a ideia arriscada, a dúvida discreta.

Em cada vez mais equipas, isso está a tornar-se a verdadeira vantagem competitiva. Não é o conjunto perfeito de slides. Não é a voz mais alta. É algo muito menos visível - e muito mais poderoso.

Porque é que as reuniões perdem força quando ninguém está realmente a ouvir

Entre numa sala de reuniões ou num Zoom e percebe-se em segundos. Algumas pessoas inclinam-se para a frente, levantam meio a mão e depois recuam. Outras olham para o teclado e desaparecem por trás de microfones silenciados. Algumas fazem a maior parte das intervenções e saem com a sensação de produtividade.

O resto sai exausto, a perguntar-se porque é que ali esteve.

Quando as reuniões funcionam assim, as decisões são tomadas - mas não em conjunto. Obtém-se conformidade, não compromisso. A sala pode parecer calma, mas por baixo há frustração, cinismo silencioso e muitas ideias por concretizar.

Numa manhã de terça-feira, numa empresa tecnológica em Londres, uma reunião sobre o roteiro do produto arrastava-se há semanas sem alinhamento real. Os mesmos argumentos, as mesmas frustrações. Um gestor, exausto, tentou algo diferente: numa ronda, cada pessoa falava durante dois minutos enquanto as restantes apenas ouviam e resumiam o que tinham ouvido, sem debater.

A mudança foi quase física. A programadora que costumava ficar calada admitiu finalmente que não compreendia a lógica de negócio por trás de um lançamento-chave. O marketing confessou que tinha medo de pedir mais tempo. Essa experiência não resolveu tudo por magia, mas o roteiro que saiu dessa sessão, de facto, manteve-se.

Os inquéritos confirmam isto. Em investigação de organizações como a Salesforce e a Deloitte, as equipas em que os membros se sentem ouvidos reportam maior envolvimento, confiança mais forte e resolução de problemas mais rápida. Não é conversa “fofinha” de soft skills. É matemática de reuniões: quando cada cérebro na sala contribui de verdade, surgem melhores ideias em menos tempo.

A escuta ativa muda toda a dinâmica porque desloca o foco de “estar à espera de falar” para “tentar compreender”. As pessoas deixam de ensaiar mentalmente o próximo ponto brilhante. Começam a notar hesitações na voz de um colega, ou aquela pausa ligeira antes de alguém dizer “está tudo bem” quando claramente não está.

Essa atenção constrói segurança psicológica, quase sem se dar por isso. Quando vê as suas palavras refletidas com precisão, sem revirar de olhos nem interrupções, começa a confiar no grupo. Ousa dizer “discordo” sem ficar tenso. É mais provável admitir “não sei”. É aí que a colaboração deixa de ser um chavão e passa a ser um hábito diário.

Com o tempo, as equipas que praticam escuta ativa discutem de forma diferente. Os conflitos passam a ser sobre ideias, não sobre pessoas. Os mal-entendidos são detetados cedo, antes de endurecerem em mexericos ou ressentimento. A reunião não fica “mais simpática”. Fica real.

Hábitos simples de escuta que transformam reuniões

Escuta ativa pode soar a um grande conceito, mas na prática resume-se a pequenos gestos repetíveis. Um dos mais poderosos: devolver o que ouviu antes de reagir. Um simples “Então, o que estou a ouvir é que o prazo parece irrealista a menos que cortemos funcionalidades, certo?” pode acalmar um momento tenso quase de imediato.

Outro método: quem fala e quando. Rode quem inicia a discussão, em vez de se cair sempre nas vozes mais séniores. Use uma “ronda de um minuto” em que toda a gente partilha um ponto de vista antes de começar o debate. Estas estruturas podem parecer um pouco formais ao início, mas criam espaço para membros mais reservados que raramente entram por iniciativa própria.

Até a linguagem corporal e os hábitos no ecrã contam. Câmaras à altura dos olhos, notas fechadas enquanto alguém fala, pequenas pausas após um comentário para permitir que outros entrem. Estes micro-sinais dizem às pessoas: não estão a falar para o vazio - estamos mesmo aqui convosco.

Onde a maioria das equipas falha não é no conhecimento, mas nos hábitos. As pessoas interrompem sem se aperceber. Fazem multitasking durante chamadas. Saltam para soluções antes de o problema estar totalmente compreendido. E toda a gente está cansada. Num dia mau, ouvir parece mais uma tarefa em cima de todas as outras.

A questão é: não precisa de uma escuta perfeita em todas as reuniões. Precisa de alguns acordos claros. Por exemplo: sem interrupções durante atualizações; uma pessoa de cada vez em salas híbridas; telemóveis fora de alcance nos primeiros 15 minutos. Regras pequenas, grande efeito em cadeia.

Sejamos honestos: ninguém faz isto todos os dias. Prazos, Slacks, notificações puxam-nos para longe. Por isso ajuda dar nome à dificuldade em voz alta. Quando um gestor diz “Estou a dar por mim a dispersar - deixem-me voltar a focar no que estás a dizer”, normaliza o esforço. Transformar a escuta numa prática partilhada, e não num teste secreto de caráter.

“A escuta ativa em reuniões não é sobre ser educado. É sobre reduzir a distância entre o que as pessoas pensam e o que a equipa realmente ouve.”

Para tornar isto concreto, algumas equipas usam listas de verificação rápidas no início ou no fim das reuniões. Não como um ritual corporativo, mas como um lembrete leve de que ouvir faz parte do trabalho - não é um extra opcional.

• Toda a gente que quis falar teve oportunidade?
• Ouvimos pelo menos uma pessoa que normalmente fica calada?
• Alguém resumiu os pontos-chave em linguagem simples?
• Fizemos uma pausa para esclarecer mal-entendidos antes de decidir?
• Reparámos quando as emoções subiram e abrandámos, em vez de acelerar?

Num bom dia, isto leva dois minutos. Num mau dia, pode evitar três semanas de retrabalho e e-mails passivo-agressivos. É aí que ouvir deixa de parecer “soft” e passa a parecer muito, muito prático.

Quando as equipas ouvem mesmo, a colaboração deixa de parecer forçada

Há um tipo particular de silêncio nas equipas que aprenderam a ouvir. Não o silêncio pesado do desinteresse. Uma pausa mais discreta e ativa, em que as pessoas estão realmente a pensar no que acabou de ser dito. É subtil e, depois de o ouvir, as reuniões “normais” parecem barulhentas e apressadas por comparação.

Numa equipa de marketing em Manchester, uma gestora começou a fazer uma pergunta simples no fim de cada tópico importante: “O que é que ainda não ouvimos e que provavelmente precisamos?” Ao início, as pessoas sorriam por educação e repetiam os mesmos pontos. Semana após semana, ela continuou a perguntar. Com o tempo, as respostas mudaram.

Alguém levantou um risco que ninguém queria nomear. Outro admitiu que estava sobrecarregado e provavelmente falharia uma passagem de trabalho crucial. Uma designer júnior partilhou uma ideia pequenina que se transformou no gancho de uma campanha. Essa pergunta tornou-se um hábito que trouxe informação escondida para a luz do dia.

Todos já vivemos aquele momento em que uma decisão é tomada numa sala e, depois, as opiniões reais aparecem no corredor ou no chat privado. A escuta ativa não elimina por magia as conversas de bastidores, mas reduz a distância entre a conversa oficial e a honesta.

Quando as pessoas sentem, com regularidade, que são ouvidas, deixam de “guardar” os pensamentos reais para mais tarde. Começam a apostar que a própria reunião é um lugar seguro para os dizer. Isso muda a forma como o trabalho flui na equipa. Menos surpresas. Menos desvios de última hora. Menos “eu sabia que isto ia acontecer” sussurrados depois.

Em vez de a colaboração ser um grande workshop com post-its duas vezes por ano, torna-se um ritmo quotidiano: falar, ouvir, confirmar entendimento, ajustar. As ferramentas podem ser simples. O impacto raramente o é.

Ponto-chave	Detalhe	Interesse para o leitor
A escuta ativa muda o poder	Desloca o foco da voz mais alta para o entendimento mais claro	Evita a dominação por uma pessoa e desbloqueia mais ideias
Pequenos hábitos, grandes resultados	Resumos, rondas de intervenção e pausas mudam a cultura das reuniões	Dá-lhe ações concretas para experimentar na próxima reunião
Ouvir constrói segurança	As pessoas sentem-se ouvidas, por isso partilham riscos, dúvidas e melhores opções	Leva a decisões mais fortes e a menos problemas escondidos

FAQ:

• O que é, exatamente, a escuta ativa numa reunião? É o esforço deliberado de se focar no orador, devolver o que ouviu e fazer perguntas de clarificação antes de reagir ou julgar. É menos sobre acenar educadamente e mais sobre confirmar genuinamente que entendeu o significado.
• Como posso praticar escuta ativa se as minhas reuniões são muito rápidas? Use microtécnicas: resuma numa frase o que ouviu, pergunte “percebi bem?” e deixe uma pausa de dois segundos antes de responder. Mesmo em stand-ups rápidas, essa breve verificação pode evitar confusões mais tarde.
• E se o meu gestor não ouve e domina a discussão? Pode introduzir pequenas estruturas que ajudam toda a gente, incluindo ele: sugira uma ronda em que cada pessoa partilha rapidamente a sua perspetiva, ou ofereça-se para resumir pontos-chave antes das decisões. Por vezes, mudar o formato ajusta comportamentos de forma mais eficaz do que o confronto direto.
• A escuta ativa torna as reuniões mais lentas? Nas primeiras tentativas, pode parecer mais lento. Depois começa a poupar tempo em e-mails de seguimento, clarificações e retrabalho. As reuniões muitas vezes tornam-se mais curtas, porque há menos coisas mal compreendidas ou por dizer.
• Como sei se a minha equipa está a melhorar a escuta? Procure sinais simples: mais pessoas participam, as discordâncias são mais claras mas menos pessoais, e surgem menos “surpresas” após decisões. Também pode notar que as reuniões cansam menos e parecem mais colaboração a sério. Normalmente, esse é o melhor indicador.