Ouvre três separadores ao mesmo tempo, respondes a uma mensagem de voz enquanto fazes scroll num ficheiro Excel, ao mesmo tempo que tentas acompanhar uma reunião por vídeo a que só estás a ouvir pela metade. A cabeça começa a andar à roda, os ombros ficam tensos. E, apesar desta agitação, às 17h, a sensação é a mesma: nada de realmente importante avançou. Trabalhaste o tempo todo, mas em tudo e em nada ao mesmo tempo. A verdade desconfortável é que as pessoas que se sentem sobrecarregadas não fazem multitasking “demais”. Fazem multitasking no momento errado. E esse detalhe muda tudo.
Porque é que fazemos multitasking precisamente quando não devíamos
Quando a pressão sobe, o cérebro procura saídas de emergência rápidas. Atira-se para aquilo que mexe mais: as notificações, os pedidos urgentes, a tarefinha rápida que dá a ilusão de progresso. Saltamos de uma coisa para a outra como em pedras escorregadias, sem nunca assentar o pé em lado nenhum a sério. No momento, isto dá uma falsa sensação de controlo. Marcamos coisas na lista, respondemos a toda a gente, sentimos-nos “reactivos”. Mas, por trás, há outra coisa: o medo de atacar a tarefa difícil, a verdadeira, aquela que pede concentração prolongada.
Todos já vivemos aquele momento em que abrimos um documento estratégico… e, 30 segundos depois, fechamo-lo “só para responder a dois e-mails antes”. Esses dois e-mails viram dez, depois uma mensagem no Teams, depois uma pesquisa no Google, depois a notificação de uma encomenda entregue. Um estudo da Universidade da Califórnia já mostrava que cada interrupção custa, em média, 23 minutos para recuperar o nível inicial de concentração. Imagina essa soma, repetida 20 vezes por dia. Não é só tempo perdido: é fadiga mental acumulada, que faz com que, a meio da tarde, já não haja energia para te concentrares em nada profundo.
A lógica por trás deste caos é bastante simples. O cérebro adora recompensa imediata e detesta desconforto cognitivo. Fazer multitasking com microtarefas - responder, verificar, clicar - é como comer uma sequência de rebuçados em vez de uma refeição a sério. Sentimo-nos ocupados, estimulados, por vezes até “produtivos”. No entanto, trabalhar numa tarefa complexa exige outro modo: tempo contínuo, sem microinterrupções, com energia mental estável. Quando as pessoas sobrecarregadas fazem multitasking nesses momentos, quebram esse modo profundo. Deslocam a atenção no pior momento possível - precisamente quando a continuidade faz toda a diferença entre avançar ou patinar. O problema não é apenas o multitasking, é o timing.
Aprender a escolher o momento certo para fazer várias coisas ao mesmo tempo
Fazer multitasking nem sempre é tóxico. O segredo é reservá-lo para tarefas mecânicas, rotineiras, que não precisam de um cérebro a 100%. Ouvir um podcast enquanto dobras a roupa, fazer respostas “sim/não” a convites durante o trajeto, organizar ficheiros enquanto estás em espera ao telefone. Este tipo de dupla atividade assenta num princípio simples: só uma tarefa exige realmente reflexão; a outra é automática. Assim que tens duas tarefas “a sério” ao mesmo tempo, a qualidade desaba e a fadiga aumenta.
Uma dica concreta é dividir o dia em três categorias de momentos: foco profundo, logística leve, recuperação ativa. Os períodos de foco profundo (muitas vezes de manhã para muita gente) são sagrados: uma única tarefa, notificações desligadas, separadores ao mínimo. A logística leve é o momento em que respondes, organizas, acompanhas - e aí pode existir multitasking controlado, em pequenos lotes. A recuperação ativa são aqueles instantes em que fazes algo manual ou repetitivo, enquanto deixas a mente divagar ou alimentar-se lentamente. O objetivo não é seres um monge zen; é escolher conscientemente o modo certo.
A armadilha clássica é deixar o dia decidir por ti. O telemóvel vibra, então olhas. Chega a mensagem, então respondes. Sem enquadramento, é sempre o pior momento que é invadido. É aí que a sensação de sobrecarga explode. Já não tens mão no que fazes, nem em quando o fazes. Quando começas a dizer “agora estou em modo de cérebro profundo; o resto espera 30 minutos”, a relação com o tempo muda. A agenda não se torna mágica, mas, pelo menos, cada modo tem o seu lugar - em vez de uma mistura permanente que esgota e ainda por cima dá culpa.
Microajustes que mudam a tua relação com a sobrecarga
Um gesto muito concreto é planeares as tuas “janelas de distração autorizada”. Sim, mesmo. Em vez de lutares constantemente contra a vontade de abrir o Instagram ou de responder de imediato a cada mensagem, decides antecipadamente: 10 minutos às 10h30, 10 minutos às 15h - é open bar de distrações e microtarefas. Fora desses horários, estás noutro modo. Este simples contrato contigo próprio tira uma boa parte da culpa e dá um enquadramento claro. É como dar um recreio ao teu cérebro hiperativo.
Outro gesto: começar cada bloco de trabalho com uma frase escrita, simples, quase brutal. “Durante os próximos 25 minutos, só faço isto: finalizar a introdução do relatório.” Ver essa frase à frente dos olhos funciona como lembrete visual sempre que a mão escorrega para o telemóvel. Sejamos honestos: ninguém faz isto todos os dias, o ano inteiro. Mas, mesmo que o faças duas vezes por semana, a sensação muda. Tens pelo menos alguns momentos sem dispersão total, algumas provas de que consegues avançar a sério quando proteges o timing certo.
Os erros frequentes são quase sempre os mesmos: acreditar que “ganhas tempo” ao responder instantaneamente a tudo; abrir o e-mail mal acordas e dar ao mundo exterior o poder de decidir o teu humor; começar uma tarefa difícil sem fechar as outras janelas “para o caso de”; ou ainda julgares-te com dureza quando a concentração falha - o que só acrescenta mais uma camada de stress. O tom interior conta. Falar contigo como falarias com um amigo cansado, em vez de com um empregado preguiçoso, já muda a forma como geres estes descarrilamentos.
“Multitasking is the opportunity to screw up more than one thing at a time.” - Steve Uzzell
- Criar um ritual de início de bloco: uma bebida, um temporizador, uma frase escrita. O cérebro associa esse pequeno ritual a “modo de concentração”.
- Juntar as tarefas “multi” num só momento: respostas rápidas, confirmações, reservas, mensagens. Tratá-las em lote, não uma a uma ao longo do dia.
- Proteger 1 a 2 blocos sem multitasking por dia: mesmo 25 minutos, duas vezes, fazem uma diferença clara na sensação de controlo.
Repensar o orgulho de estar “sobrecarregado” e a calma real que se esconde por trás
Há uma espécie de prestígio discreto em dizer que estamos sobrecarregados, sempre a fazer mil coisas. Dá a impressão de que somos procurados, úteis, indispensáveis. No entanto, por trás dessa imagem, muitos contam a mesma história: um cérebro em migalhas, noites em que se faz scroll sem saber o que se está a ver, noites em que os pensamentos ficam em loop. O desafio não é apenas otimizar listas de tarefas; é recuperar uma sensação mais simples: “o que estou a fazer agora é uma escolha”. Não ser puxado em pedaços por dez mini-prioridades contraditórias.
A calma, na vida real, não se parece com um retiro silencioso nas montanhas. Parece-se mais com alguém que, mesmo numa semana cheia, sabe dizer: agora, durante 30 minutos, este projeto vem antes de tudo o resto. Depois, durante 15 minutos, volto a estar contactável e trato do ruído do mundo. E assim sucessivamente. Dá dias que não são perfeitos, mas são mais legíveis. Menos pequenas traições a nós próprios do tipo “eu tinha prometido trabalhar nisto e, mais uma vez, não o fiz”.
Mudar o timing do multitasking não resolve todos os problemas de carga de trabalho, longe disso. Mas devolve alguma geografia ao teu dia: zonas para pensar a sério, zonas para reagir, zonas para respirar. Este recorte, por imperfeito que seja, reduz o ruído mental. Abre espaço para sentires o que te sobrecarrega realmente… e o que vem apenas da tua forma de saltar de uma coisa para a outra. Muitas vezes é nesse pequeno desvio que entra uma primeira liberdade: a de escolher para onde vai a tua atenção, em vez de a deixares ser sugada no pior momento.
| Ponto-chave | Detalhes | Porque é importante para os leitores |
|---|---|---|
| Separar “trabalho profundo” de tempo administrativo | Reservar 1–2 blocos por dia (30–60 minutos) para uma única tarefa exigente e empurrar e-mails, chats e respostas rápidas para lotes administrativos separados. | Reduz a troca constante de contexto, para que as tarefas grandes deixem de se arrastar durante dias e avancem finalmente. |
| Usar multitasking apenas em atividades de baixo risco | Combinar uma tarefa automática (lavandaria, deslocações, arrumar) com uma tarefa mental leve (podcast, notas de voz, mensagens rápidas), nunca duas tarefas complexas ao mesmo tempo. | Mantém a sensação de “aproveitar bem o tempo” sem queimar energia mental necessária para trabalho sério. |
| Criar “janelas de distração” programadas | Planear 2–3 janelas curtas por dia para ver redes sociais, notificações e mensagens não urgentes, em vez de reagir de imediato. | Recupera a sensação de controlo e acalma a atração constante de pegar no telemóvel a cada poucos minutos. |
FAQ
- O multitasking é sempre mau para a produtividade? Nem sempre. O problema aparece sobretudo quando as duas tarefas exigem pensamento real. Combinar uma atividade simples, quase automática, com uma tarefa leve pode funcionar, desde que as tuas horas de trabalho-chave fiquem protegidas.
- Como sei se estou a fazer multitasking na altura errada? Se estás a tocar numa tarefa importante mas, ao fim de poucos minutos, saltas para o e-mail, chat ou telemóvel, essa é a altura errada. Devias estar em modo de tarefa única sempre que um erro seria caro ou o trabalho exige foco real.
- Qual é um primeiro passo realista para mudar hábitos? Escolhe amanhã um bloco de 25 minutos e decide antecipadamente o que vais fazer e o que vais ignorar. Silencia notificações, fecha separadores extra e trabalha só nisso. Trata-o como uma pequena experiência, não como uma mudança de vida.
- E se o meu trabalho exigir que eu esteja sempre disponível? Muitos cargos exigem reatividade, mas, mesmo assim, muitas vezes consegues negociar micro-janelas de foco. Por exemplo, 20 minutos em que os colegas sabem que estás “em foco”, seguidos de 10 minutos totalmente acessível.
- Porque é que me sinto mais cansado em dias em que faço muito multitasking? Cada mudança obriga o teu cérebro a recarregar contexto, fazendo-o trabalhar mais para o mesmo resultado. Esse esforço invisível acumula-se - por isso, dias dispersos deixam muitas vezes uma sensação de exaustão sem satisfação real.
Comentários
Ainda não há comentários. Seja o primeiro!
Deixar um comentário